Wynikające z przepisów BHP

Wydatki pracownicze przede wszystkim wynikają z przepisów BHP, zawartych w Kodeksie pracy oraz w rozporządzeniach wykonawczych do niego. Uznanie danego przysporzęnia lub rozporządzenia jako pracownicze ma swoje konsekwencje zarówno na gruncie VAT, jak również w podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych.

Poniżej zawarty został ogólny katalog przedmiotowy świadczeń wynikających z tych przepisów. W VAT wydanie na cele pracownicze oznacza brak opodatkowania, zaś w PIT takie przysporzenie będzie opodatkowane, lecz na pewnych warunkach może podlegać zwolnieniu. Wydatki te mogą stanowić również koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

• Posiłki profilaktyczne i napoje - art. 232 Kodeksu Pracy;
• Środki ochrony indywidualnej, w tym okulary lub soczewki kontaktowe do pracy przy komputerze - art. 237(6) Kodeksu Pracy
• Odzież i obuwie robocze, oraz ekwiwalent pieniężny za używanie odzieży prywatnej, itp. - art. 237(7) Kodeksu Pracy
• Środki higieny osobistej - art. 233 Kodeksu Pracy;
• Wstępne i okresowe badania lekarskie - art. 226 i nast. Kodeksu Pracy.

Ponieważ przepisy Kodeksu pracy stanowią normy semiimperatywne, zaś innym źródłem prawa pracy jest Układ Zbiorowy Pracy (art. 9 KP), przepisy UZP przewidujące inne lub dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników, których charakter odpowiada powyższym przykładom, będą stanowić wydatki pracownicze na cele BHP, z uwzględnieniem wszelkich konsekwencji podatkowych.

Art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT rozróżniają wydania lub zużycia na cele osobiste od wydań i zużyć na cele pracownicze. Te drugie nie podlegają opodatkowaniu, co potwierdza np.: interpretacja indywidualne MF z dnia 22 sierpnia 2011 r., nr  ILPP1/443-796/112/NS.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 - 11b ustawy o PIT zolnione są 1) świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw; 2) świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw; 3) wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Orzecznictwo w zakresie zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów:

Zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów - Dyrektora Departamentu Podatków Dochodowych z dnia 27 lipca 2009 r., nr DD3/066/46/CRS/09/586  istnieje możliwość sfinansowania pracownikowi wydatków na szkła kontaktowe.

Zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów - Podsekretarza Stanu z dnia 16 marca 2011 r. nr  DD3/033/30/CRS/11/95, niezależnie od sposobu sfinansowania w/w wydatków (faktura wystawiona na pracodawcę, albo faktura wystawiona na pracownika) zwolnienie z PIT będzie przysługiwać. 

W wyroku z dnia 17 lutego 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 2839/08 WSA w Warszawie odmówił możliwości zwolnienia kwot zwróconych pracownikom za posiłki i napoje nabyte we własnym zakresie. Inaczej jest jednak w przypadku, gdy pracownicy działają w imieniu spółki.

Orzecznictwo w zakresie środków ochrony indywidualnej i odzieży ochronnej:

Stosownie do pisma Ministra Finansów z dnia 16 marca 2011 r, nr DD3/033/30/CRS/11/95, zwolnienie z PIT przysługuje, gdy pracodawca sam dokona zakupu okularów i przekaże je pracownikowi, a także gdy opłaci fakturę na zakup okularów korygujących wzrok, wystawioną na pracownika.

Stosownie do interpretacji Ministra Finansów z dnia 6 lutego 2009 r., sygn. akt IBPBII/2/415-75/08/CJS, zwolnienie z PIT może dotyczyć okularów ze szkłami antyrefleksyjnymi, które jednocześnie mogą, lecz nie muszą korygować wadę wzroku.

Pracownicy ochrony przedsiębiorstwa nie mogą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11a ustawy o PIT (postanowienie Naczelnika I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z dnia 17 stycznia 2007 r., nr 1471/DPF/415-103/06/ML.