Cyfrowa kopia faktury daje prawo do odliczenia

Elektroniczny VAT

Jeszcze kilka miesięcy temu można było mieć wątpliwości co do tego, jak rozwinie się wykładnia prawa w indywidualnych interpretacjach Ministra Finansów w przedmiocie przechowywania  „zdigitalizowanych” faktur papierowych przez ich odbiorcę. W rzeczywistości faktura „zdigitalizowana” jest kopią dokumentu otrzymanego w formie papierowej, sporządzoną przez samego nabywcę świadczenia. Zazwyczaj – jeśli jest efektem skanowania - stanowi wierną kopię graficzną oraz kopię treści dokumentu papierowego.

Dlatego pierwotnie wątpliwości podatników, nabywców świadczeń, dotyczyły tego, czy – dla zachowania prawa do odliczenia – konieczne jest archiwizowanie, obok cyfrowej postaci, oryginału faktury otrzymanej pocztą. Umożliwiałoby to śledzenie historii form i formatów otrzymanego dokumentu, aż do momentu jego unicestwienia. Przepis rozporządzenia Ministra Finansów, który stanowi, iż podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie daje jasnych odpowiedzi. W cytowanym zdaniu – wykładanym literalnie – zawarta jest sugestia, iż podatnik nie może pozbyć się dokumentu, którego otrzymał (w oryginale). Zaś zapewnienie integralności treści wprawdzie pozwala na tworzenie archiwum elektronicznego, lecz wymaga pokazania dokumentu źródłowego (faktury papierowej). Tenże bowiem był przedmiotem obrotu między stronami transakcji i tylko za jego pomocą można przeprowadzić rzetelną kontrolę biznesową. Sugestia ta jest błędna, co jednomyślnie potwierdzają najnowsze interpretacje: z dnia 19 lipca 2013 r., nr IBPP2/443-299/13/AMP, z dnia 6 czerwca 2013 r., nr IPPP1/433-444/13-2/JL, z dnia 21 maja 2013 r., nr IPPP1/443-446/13-2/ISZ, z dnia 27 maja 2013 r., nr IPPP1/443-375/13-2/MP, czy te nieco starsze, np. z dnia 18 grudnia 2012 r., nr IPPP2/443-1148/12-3/DG.

Słusznie Minister Finansów uznaje, że wymóg przechowywania papierowych oryginałów, obok archiwów elektronicznych, byłby nieproporcjonalny do zakładanego celu. Liczy się cel przepisu, wyrażony w definicji „integralności treści” faktury (§2 pkt 8 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., tzw. „fakturowego”). Warunek zachowania integralności treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (w szczególności danych, o których mowa w §5 rozporządzenia fakturowego, identyfikujących wystawcę faktury, nabywcę świadczenia, moment świadczenia, charakter transakcji oraz jej wartość). Przepisy nie interesują się formą faktury. Innymi słowy, warunek zachowania integralności treści oznacza, iż z treści „zdigitalizowanej” faktury, choćby była zaledwie kopią faktury oryginalnie otrzymanej, da się jednoznacznie odczytać tą samą transakcję, która wynika z faktury wystawionej i przechowywanej w dowolnej formie oraz w dowolnym formacie przez jej wystawcę. Z tego założenia wychodzą organy interpretacyjne, twierdząc, iż podatnik nie jest obowiązany do przechowywania faktury w oryginalnej postaci. Może ją zniszczyć, zaś przechowywać wyłącznie cyfrowy obraz faktury. Proszę zauważyć, iż ustawodawca rezygnuje z rozróżniania faktur oryginalnych od ich kopii. Tym samym stawia na integralność treści, a nie formy.

Uważam, że liberalne stanowisko Ministra Finansów powinno również obejmować sytuację, w której w procesach archiwizacji wykorzystywane jest oprogramowanie, które pozwala na transkrypcję zapisu graficznego (plik nieustrukturyzowany w formacie PDF, JPG, tiff, itd.), będącego wynikiem skanowania papierowej faktury, na tekst, który jest zapisywany i odczytywany w innej, niż pierwotna, konwencji graficznej (w formie plików ustrukturyzowanych, np.: xml, csv).  W tej sytuacji, nie dość, że niszczy się papierowy oryginał, to usuwa się również plik nieustrukturyzowany, który jest jedynie tworem tymczasowym, kopią roboczą. Zaś przechowywany jest wyłącznie plik, odległy graficznie od faktury wystawionej przez sprzedawcę, lecz identyczny co do treści (treść faktury nie podlega zmianom). Argumentacja stosowana przez Ministra Finansów w konsekwencji zdaje się obejmować również te sytuacje, wychodząc naprzeciw potrzebom gospodarczym. Liberalne stanowisko zdaje się prowadzić do konkluzji, że fakturowanie wymaga przechowywania w zasobach obydwu kontrahentów dokumentów o zgodnej treści, co do warunków przeprowadzonej transakcji; zaś przechowywana forma, czy format pozostają w gestii podatników, w dodatku historia konwersji z jednej formy na inną oraz z jednego formatu na inny format, nie wymagają przechowywania na potrzeby kontroli. Organ podatkowy nie ma podstaw do kwestionowania prawa do odliczenia z przechowywanej faktury, tylko dlatego, że podatnik nie przechowuje wszystkich jej wersji.

Należy jednakże pamiętać o pewnym ważnym zastrzeżeniu, dotyczącym nabywcy: dla nabycia prawa do odliczenia samo zapewnienie integralności treści oraz autentyczności pochodzenia nie jest wystarczające. Artykuł 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT uzależnia możliwość skorzystania z tego prawa od daty otrzymania faktury. Dlatego podatnicy często skanują faktury po ostemplowaniu ich znakiem czasu. Prócz wpisania daty wpłynięcia oryginalnej faktury do książki korespondencyjnej, datę otrzymania oryginału (choćby ten został już zniszczony) warto w jakiejkolwiek formie umieścić na „zdigitalizowanej” kopii. Jednak w razie wątpliwości, to data zapisu elektronicznej kopii we właściwym katalogu, będzie datą graniczną, od której będzie można udowodnić prawo do odliczenia. Dlatego nawet najbardziej liberalny system fakturowania elektronicznego wprowadza więcej pewności do obrotu, niż dotychczasowy system papierowy, oparty na wpisach do książek korespondencyjnych.