Koszty uzyskania przychodów

Czym jest podróż służbowa przedsiębiorcy?

Dosłownej odpowiedzi na to pytanie na próżno szukać w ustawie podatkowej. Daremne będzie też roztrząsanie pojęć z Kodeksu pracy. Wszak reguluje on wyłącznie szczególną dziedzinę stosunków między pracownikiem a pracodawcą. Natomiast pracodawca może co najwyżej, w sposób zupełnie dobrowolny, sam siebie związać jego regulacjami. Wspomniana ustawa podatkowa również nie odwołuje się do żadnego innego aktu, by zdefiniować pojęcie podróży służbowej przedsiębiorcy. Dlatego - jak w wielu innych przypadkach - winniśmy sami dokonać wykładni owego wyrażenia.

W jakim celu jest to konieczne? Ustawa o podatku dochodowym nie zezwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, przekraczających wysokość diet, przysługujących pracownikom na podstawie rozporządzenia ministra właściwego do spraw pracy. Z pozoru przepis ten jest jasny, lecz gdy zastanowimy się dłużej nad przypadkami, w których może mieć zastosowanie, ukazuje się oczywista niespójność z ogólną definicją kosztu uzyskania przychodu, jako wydatku poniesionego. Powstaje pytanie, co zatem jest kosztem podatkowym: rzeczywiście poniesiony i udokumentowany wydatek przedsiębiorcy do wysokości limitu, czy też zadeklarowana wartość nie wyższa niż wartość ryczałtu,wynikająca z odrębnych przepisów? Niezwykle trudno tutaj - nawet posługując się wykładnią - określić zamierzenie ustawodawcy. Dieta bowiem ze swojej natury nie jest wydatkiem. W Słowniku języka polskiego możemy wyczytać, iż jest to suma przeznaczona na koszty utrzymania pracownika w podróży służbowej. Przeznaczenie zaś nie znaczy wydatkowanie. Moim zdaniem wartość diety jest abstrakcyjną kwotą ustaloną przez przedsiębiorcę w sposób arbitralny, bez konieczności dokumentowania jej w inny sposób, niż za pomocą dokumentu wewnętrznego. Jednakże, w mojej ocenie, zamierzeniem ustawodawcy - w drodze wyjątku od art. 22 ust. 1 UPDOF - było uznanie tej abstrakcyjnej kwoty za koszt uzyskania przychodu do wysokości limitu (ryczałtu). Jednakże odmienna argumentacja również jest możliwa.

Idąc dalej tropem wątpliwości, w słowniczku ustawy podatkowej nie doszukamy się najmniejszego wyjaśnienia pojęcia podróż służbowa (przedsiębiorcy), natomiast bezpośrednie odesłanie do Kodeksu pracy obowiązuje jedynie dla celów ustalenia kwoty limitu - 23 zł. Z pojęciem podróży służbowej przedsiębiorcy będzie się zatem wiązało ryzyko wadliwej interpretacji.

Tam, gdzie literalne brzmienie zawodzi, pozostają inne metody interpretacyjne - wykładnia systemowa, funkcjonalna i porównawcza. Nie wdając się w szczegóły uzasadnienia metody wykładni, najwłaściwsze wydaje się wykorzystanie analogii do wyrażenia podróż służbowa pracownika z art. 775 Kodeksu pracy. Szkopuł w tym, iż także w stosunku do tego pojęcia istnieją wątpliwości, co oznacza. A może oznaczać wiele rzeczy. Najszerzej ujmując, jest to okres nieobecności w pracy pracownika w wykonaniu polecenia służbowego. Inne definicje koncentrują się na celu i charakterze czynności pracownika podczas podróży służbowej. Wszystkie znaczenia jednakże służą pewnym instytucjom prawnym, wymienionym w Kodeksie pracy, tj.: określenie czasu pracy, ustalenie należności pracowników za okres delegacji, itp.

Jak się to zaś ma do przedsiębiorców, nie podlegających wszak żadnej zwierzchności zawodowej i normom prawa pracy? Można doszukać się pewnych podobieństw sytuacji przedsiębiorcy - osoby fizycznej i pracownika. Obydwaj wyjeżdżają by załatwić sprawy związane z prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Według Słownika języka polskiego służbowy oznacza dotyczący pracy w jakiejś instytucji. Inaczej zaś będzie z porównaniem podróży służbowej, gdy uwzględnimy, iż Kodeks pracy wymaga z tego tytułu zwierzchniego polecenia pracodawcy.

W przypadku przedsiębiorcy należy zaś oczekiwać, moim zdaniem, zdefiniowania celów podróży służbowej, z uwzględnieniem kryteriów, jakimi uzasadnia się celowość ponoszonych kosztów dla uzyskania przychodów. Przy tym należy pamiętać, iż obok kosztów bezpośrednich są koszty pośrednie, których nie da się powiązać z żadnym konkretnym przychodem.

Konkluzja winna być następująca: wartość diet z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy jest ustaloną przez niego wartością uzyskania przychodu, nie przekraczającą kwoty ryczałtu. O zaliczeniu danej diety do kosztów podatkowych zdecyduje cel podróży (np.: w celu negocjacji kontraktu) oraz - nawet pośredni - związek z przychodem (np.: podróż w celu odbycia kursu, szkolenia).

Rola profesjonalnego doradcy.

Podjęcie przez podatnika decyzji, wpływającej na jego relacje z organem podatkowym, często winno być poprzedzone stosowną analizą przepisów. W przypadku powołanym powyżej, gdzie tak naprawdę wiele różnych konkluzji uda się uzasadnić, warto skorzystać z opinii doradcy podatkowego, w szczególności, gdy dana operacja gospodarcza występuje dosyć częstotliwie. Podatnicy stosunkowo często decydują się nie zaliczać pewnych wydatków do kosztów, niż ryzykować starcie z fiskusem. Nie zawsze to się opłaca.